目的

第1条
この規程は、花園中学高等学校（以下「本校」という。）が業務上の必要に応じて収集及び保有する個人情報の取り扱いに関する事項を定め、もって個人情報を適正に保護することを目的とする。

用語の定義

第2条
この規程において「個人」とは、次の各号に規定するものをいう。

  1. 生徒等、本校で教育を受けている者
  2. 受験者等、本校で教育を受けようとする者
  3. 卒業生等及び入学辞退者等、本校で教育を受けた者及び受けようとした者
  4. 本校と雇用関係にある教職員又は雇用関係にあった教職員

第3条
この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報で、本校が業務の必要性に応じて収集又は作成した次の各号に規定するものをいう。

  1. 個人が識別される氏名、生年月日、住所、電話番号、電子メールアドレス、印鑑の印、性別、経歴、生徒証明書番号、学業成績、人物評価等個人に属するすべての情報
  2. 前号の個人に属する情報の一部又は全部が識別されるもので、文書、図、写真、フィルム及び磁気ディスク等の各種媒体に記録されたすべての情報

責務

第4条

  1. 校長1は、この規程及び関係諸法令等の趣旨にのっとり、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
  2. 教職員等本校と雇用関係にある者又はあった者は、業務上知り得た個人情報をみだりに学内の教職員等も含め他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

個人情報収集の制限

第5条
個人情報を収集するときは、利用目的を明確にし、その目的達成に必要な最小限度の範囲で収集しなければならない。ただし、思想及び信教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを収集してはならない。
第6条
個人情報は、適正かつ公正な手段により、本人から収集することを原則とする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。

  1. 本人の同意があるとき
  2. 個人の生命、身体又は財産の保護のために緊急の措置を要するとき
  3. 法の定めるところにより、行政機関から依頼があったとき
  4. 校長2が正当な理由があると認めたとき

個人情報の適正管理

第7条

  1. 校長3は、個人情報の保護のため、次の各号に掲げる事項について、適正な措置を講じなければならない。
    1. 個人情報の漏洩及び改ざんの防止
    2. 個人情報を記録した媒体の紛失、毀損及び破壊等その他の事故防止
    3. 個人情報の正確性及び最新性の維持
    4. 業務上不要となった個人情報の速やかな廃棄又は消去
  2. 前項の事務をはじめ、本規程に定める業務を適切に執行するため、個人情報保護管理責任者を置く。個人情報保護管理責任者は、事務長とする。

個人情報の利用・提供制限

第8条

  1. 本校が保有する個人情報は、その目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
    1. 本人の同意があるとき
    2. 個人の生命、身体又は財産の保護のために緊急の措置を要するとき
    3. 法令に基づき官公庁等から依頼等があったとき
  2. 前項第2号、第3号による個人情報の利用又は提供にあたっては、必要最小限度の個人情報とし、当該部署の業務責任者は、その目的及び提供先を原則として事前に個人情報保護管理責任者に届け出なければならない。

個人データの第三者提供

第9条
本校が保有する個人データを、あらかじめ本人の同意を得て、PTA、同窓会、後援会等の第三者に提供するときは、個人情報の保護に必要な次の各号の事項について約定しなければならない。

  1. 提供先において、その従業者に対し当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。
  2. 提供先における保管期間等を明確化すること。
  3. 利用目的達成後の個人データの返却又は提供先における破棄若しくは消去が適切かつ確実になされること。
  4. 提供先における個人データの複写及び複製（安全管理上必要なバックアップを目的とするものを除く。）を禁止すること。

個人情報に関する業務の校外委託

第10条
個人情報に関する業務を校外に委託するときは、個人情報の安全管理に充分な措置を講じている者を委託先とし、個人情報の保護に必要な次の各号の事項について約定しなければならない。

  1. 委託先において、その従業員に対して当該個人データの取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないこととされていること。
  2. 委託契約期間を明記すること。
  3. 利用目的達成後の個人データの返却又は委託先における破棄若しくは消去が適切かつ確実になされること。
  4. 委託先における個人データの加工（委託契約の範囲内のものを除く。）、改ざん等を禁止し、又は制限すること。
  5. 委託先における個人データの複写又は複製（安全管理上必要なバックアップを目的とするもの等委託契約範囲内のものを除く。）を禁止すること。
  6. 委託先において個人データの漏洩等の事故が発生した場合における委託元への報告義務を課すこと。
  7. 委託先において個人データの漏洩等の事故が発生した場合における委託先の責任が明確化されていること。

収集の届出

第11条

  1. 新たに個人情報を収集するときは、あらかじめ次の事項について個人情報保護管理責任者に届け出なければならない。
    1. 個人情報の名称
    2. 個人情報の利用目的
    3. 個人情報の収集の対象者
    4. 個人情報の収集方法
    5. 個人情報の記録項目
    6. 個人情報の記録の形態
  2. 前項により届け出た事項を変更または廃止するときは、業務責任者は、あらかじめこれを個人情報保護管理責任者に報告しなければならない。

自己に関する個人情報の開示

第12条

  1. この規程に基づく個人は、学校が保有する自己に関する個人情報の開示を請求することができる。
  2. 開示の請求があったときは、個人情報保護管理責任者はこれを開示しなければならない。ただし、その個人情報が、個人の選考、評価、 判定、生徒健康記録その他に関するものであって、本人に知らせないことが明らかに適当であると認められるときは、その個人情報の全部又は一部を開示しない ことができる。
  3. 個人情報の全部又は一部を開示しないときは、その理由を本人に通知しなければならない。
  4. 第1項に規定する請求は、個人情報保護管理責任者に対し、本人であることを明らかにして、「花園中学高等学校保有個人情報開示等請求書」（様式1）を提出することにより行う。

個人情報の訂正等

第13条

  1. 個人情報の開示を受けた者が、個人情報の記録に誤りがあると認めたときは、「花園中学高等学校保有個人情報開示等請求書」（様式1）により、個人情報保護管理責任者に対し、その訂正又は消去等を請求することができる。
  2. 個人情報保護管理責任者は、前項の規定による請求を受けたときは、すみやかに調査の上、必要な措置を講じ、その結果を本人に通知しなければならない。ただし、訂正又は消去等に応じないときは、その理由を文書により本人に通知しなければならない。

不服の申し立て

第14条

  1. 自己の個人情報に関し、第13条第2項に規定する請求に基づいてなされた措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、校長4に対し、申し立てを行うことができる。
  2. 不服の申し立ては、次に掲げる事項を記載した文書を校長5に提出することにより行う。
    1. 不服申し立てを行う者の所属及び氏名
    2. 不服申し立て事項
    3. 不服申し立て理由
    4. その他校長6が必要と認めた事項
  3. 校長7は、前項の不服申し立てを受けたときは、すみやかに審査し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。

苦情処理の窓口

第15条
本校は個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、苦情及び相談を受け付ける窓口を設け、次の通りとする。

  1. 受験生等の苦情・相談は生徒募集課とする。
  2. 生徒等の苦情・相談は生徒指導課とする。
  3. 卒業生等の苦情・相談は事務課とする。
  4. 教職員等の苦情・相談は、事務課とする。

規程の改廃

第16条
この規程の改廃は、職員会議の議を経て校長8が行う。